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終わりのない追跡状況
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    先日のExpress パッケージ発送の件、郵便局から回答があり、今クリスマスシーズンでEMSが大変混みあっているとのことでした。

     

    いつも以上に日本国外へ飛び立つのが時間がかかっているとのこと。

     

    そしてとりあえずはその旨をお客様にお伝えし、数時間前には飛び立った模様をお伝えしました。

     

    とりあえずは少しだけ安心、と思った矢先に今度は別のお客様から連絡が。。。

     

    それは国外発送ではなく国内への発送のお客さま。

     

    特定記録郵便で発送したものが追跡状況では配達済みとなっているのに、届いていないとのこと。

     

    確認すると、本当です。

     

    慌てて郵便局へ電話するも、もしかしたら配達員が間違った部屋番号のポストに投函ということが考えられるとのこと!

     

    そんな。。。間違うなんて、そんなことあるんですか!?と聞くと、人のする作業だからないわけではないとの答え。

     

    それにしても、無責任な。。。!

     

    間違いもあるって。。。

     

    配達員は、配達するのが仕事の人たち。

     

    それを間違いもあるって、簡単に片づけられちゃうんですか?

     

    またしてもストレスマックスです。

     

    その後、お客様の方から配達元の郵便局に問い合わせていただいたところ、やはり配達員が間違った部屋番号のお宅へ投函していたことが判明し、平謝りして無事にお客様のところへ届けられたそうです。

     

    そして、一安心。。。

     

    と思った矢先、今度は次の朝。

     

    国外へ発送済みのパッケージの追跡状況の確認作業中のこと。

     

    通常、お客様が購入くださったものを包装して発送手続きをし、郵便局にて発送後、お客様に追跡番号などの詳細をメールとショップのサイトと両方にお送りします。

     

    その後がまた重要で、ほったらかしでは、大変なことになることがあるのを経験済みなので、ひとつずつ、本人まで”配達済み”と確認できるまで追跡状況をチェックし続ける作業があります。

     

    以前、発送後、このチェックが抜け落ちていたお客様のパッケージが、本人不在で、当アメリカ郵便局で1カ月もの間保管後、日本へ戻ってきてしまったことがありました。

     

    特にアメリカは本人不在の際、日本のように不在票をきちんと残してくれないようで、追跡状況では

     

    「本人不在のため不在票を残しました」

     

    と出ていても、本人は

     

    「そんなの聞いていない」ということが結構あるのです。

     

    結構適当なんですね。。。アメリカ。

     

    ですので、追跡状況を逐一確認し、本人にお伝えするようにしています。

     

    「不在のため持ち帰りとありますので、郵便局に追跡番号とともに連絡をしてみてください」

     

    と。

     

    大抵のお客様は、

     

    「えっ?聞いていないです、そんなこと!ありがとうございます。郵便局に連絡取ります。」

     

    という返事。

     

    こうするようになって、以前起こったような、日本まで戻ってきてしまうということはなくなりました。

     

    また、ドイツやイギリスなどでは、本人住所まで配達する前に、関税がかかるため、受取人が関税を関税局に支払う必要があります。

     

    それから初めて、配達作業が開始されるという仕組みらしい。

     

    さらには、フィリピンなどでは、配達されるのではなく、関税局で2週間ほど保管されてから、自ら取りに行かなくてはいけないらしく。

     

    お国事情によって、さまざまなケースがあります。

     

    こういった情報はお客様とのやり取りで、お客さま側が教えてくれるものです。

     

    なので、一つ一つのパッケージが無事にお客様に届けられるまで、チェックを欠かせません。

     

    そして、今もっとも厄介なのが、クリスマスギフトとして遠く離れた愛する人や家族、友人に直接届けてほしいと直接送り先の住所に発送することがあります。

     

    つまり注文した本人ではなく、受取人はプレゼントを受け取る側の方。

     

    中には、サプライズで受取人の友人や家族には内緒で送りたいという方も。。。

     

    なので、その受取人が不在だったり、旅行にでていたり、ということも当然起こり、その場合はご注文された方から受取人に連絡を取ってもらうということが必要にもなります。

     

    この朝のチェックでも、アメリカに在住の方からのご注文でしたが、送り先は中国に住んでいる産みのお母様へということでした。

     

    ですが、追跡状況を見ると、何度も配達を試みているにもかかわらず配達されずに当局に戻っている状況。

     

    お伝えすると、お母様は旅行に出ている最中だそうです。

     

    しかも送り先の中国の住所を少し間違えて登録してしまっていたかもとのことなのです。

     

    上海ではなく中国の違う州に行ってしまったかも、と懸念されていました。

     

    そりゃ大変だと、色々なサイトで追跡状況を確認すると、中国サイトで中国語で現在の追跡状況が。。。

     

    翻訳機能を使うと、無事に上海に行っていることが判明。

     

    少しだけ胸をなでおろしていました。(その夜、このパッケージは無事にお客様の元へ届けられたそうで、連絡をいただきました!)

     

    ですが、発送するパッケージが多くなればなるほど、この追跡状況のチェックの量も増えていきます。

     

    朝起きて一番にする作業が、この追跡状況を一つずつ確認する作業なのです。

     

    そして、お客様にメールを送り、追跡状況をお伝えします。

     

    時には、追跡状況が出てこない国もあり、(例えばカナダ)、日本を出てしまった後は、もうどこにパッケージがある状態かわからなくなります。

     

    そういった事情もお客さまにお伝えし、もしも届かない場合はこちらから日本郵便に連絡をとり、調査請求を出しますとお伝えする必要があります。

     

    そんなわけで、すべてのパッケージが無事にお客様のもとへ届けられるまで、終ることのない追跡。

     

    もちろん、ほおっておくこともできるし、お客様自身で追跡状況を逐一確認するべきだという考え方もできるかもしれません。

     

    でも、私がお客だったら、忙しくて忘れてしまっていたり、ということもあるかもしれません。

     

    また、お店側から連絡が来ていれば、安心できるということもあります。

     

    お客様が嫌な思いや不安な思いをできるだけしないで、気持ちよく「この店から買い物してよかった」と思っていただけるように、できることは精一杯やりたい。

     

    そんなことを毎日思いながら、パソコンに向かっています。

     

    時に、私のメッセージに返信をしてくださるお客様もいて、そうすると顔の見えない遠い海の向こうの国のお客様がなんだか昔から知っている友人に思えてきます。

     

    世界中に私の友人が増えていく。

     

    なんてありがたいことなんだろうと思います。

     

    私の作り出すものを良いと思ってくれて、それに価値を見出してくれるからこそ、購入してくれる。

     

    それだけでなくメッセージのやり取りもできるなんて、こんなありがたいことはありません。

     

    全てのパッケージが無事にお客様のもとへ届けられますように。

     

    クリスマスギフトとして購入する方が多い中、できればクリスマスに間に合うように届けられてほしい。

     

    その願いを込めて、今日も追跡状況を確認します。

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    posted by: twinchipmunks | 成功への道 | 08:13 | comments(0) | - |